Sahte e-posta nasıl anlaşılır, tıkladıysanız ne yapmalı?

Sahte e-postayı çoğu zaman tek bir ayrıntı ele verir: gönderenin gerçek adresi ve bağlantının gittiği adres, beklediğiniz kurumla uyuşmaz. Görünen ad bankanızın ya da tedarikçinizin adı olabilir. Asıl adres başka bir alan adına çıkıyorsa e-posta sahtedir. Bağlantıya tıkladıysanız ilk iş şifrenizi değiştirmek ve IT sorumlunuza haber vermektir.

Sahte e-posta nasıl anlaşılır?

Dört işarete bakın. Birincisi acele ettiren ya da korkutan dil. İkincisi kişisel veya finansal bilgi isteği. Üçüncüsü kısaltılmış ya da tanımadığınız bir bağlantı. Dördüncüsü beklediğiniz kurumla uyuşmayan gönderen adresi. ABD siber güvenlik ajansı CISA, bu dört işareti sahte e-postanın yaygın belirtileri olarak sayıyor. Biri bile varsa tıklamadan önce durun.

Adresi kontrol etmek kısa sürer:

• Gönderen: Görünen adın üstüne tıklayın ya da gelin. Ad “Muhasebe” olabilir, adres ise tanımadığınız bir alan adından gelir.
• Bağlantı: Bilgisayarda farenin imlecini bağlantının üstünde tutun, telefonda bağlantıya uzun basın. Açılan adres kurumun kendi alan adı değilse tıklamayın.
• Ek: Beklemediğiniz bir fatura ya da “ödeme dekontu” ekini açmayın. Gönderene, elinizdeki telefon numarasından arayıp sorun.

İngiltere’nin siber güvenlik merkezi NCSC beş baskı yöntemi daha sayıyor. Mesaj resmî bir kurumdan geliyormuş gibi davranır. “24 saat içinde” gibi bir süre koyar. Sizi korkutur ya da meraklandırır. Az bulunan bir şey vaat eder. Vergi dönemi gibi güncel bir olayı kullanır. Bir e-postada bunlardan ikisi bir aradaysa dikkatli olun.

Firmalara gelen sahte e-postalar neye benzer?

Firmalara gelen sahte e-postaların çoğu sıradan bir iş gibi görünür: ödenmemiş fatura, “banka hesabımız değişti” diyen tedarikçi, süresi dolan şifre ya da paylaşılan bir belge. Saldırgan ya şifrenizi ister ya da paranın kendi hesabına gitmesini bekler. Bu yüzden ödeme ve hesap bilgisi değişikliği her zaman telefonla doğrulanır.

En sık gördüğümüz biçimler:

• Sahte fatura: Ekte “fatura” adlı bir dosya ya da faturayı görmek için bir bağlantı gelir.
• IBAN değişikliği: Tanıdığınız bir tedarikçinin adıyla, ödemeyi yeni bir hesaba yapmanızı isteyen e-posta gelir.
• Şifre yenileme: Microsoft 365 ya da başka bir hizmetin giriş sayfasına benzeyen sahte bir sayfa açılır.
• Paylaşılan belge: “Sizinle bir dosya paylaşıldı” yazar, bağlantı da şifre isteyen bir sayfaya gider.

NCSC’nin önerisi açık: Mesajdan şüphe ediyorsanız kurumla doğrudan konuşun. Mesajdaki telefon numarasını ya da adresi değil, kurumun resmî sitesindeki iletişim bilgisini kullanın.

Şüpheli bir e-posta geldiğinde ne yapmalısınız?

Yanıt vermeyin, bağlantıya ve eke tıklamayın, e-postayı bildirip silin. CISA bu üç adımı öneriyor. Bildirmek için e-posta programınızdaki “bildir” ya da “spam” düğmesini kullanın. Firmada IT sorumlusu varsa ona da iletin. Aynı e-posta büyük ihtimalle birkaç çalışana daha gelmiştir.

E-postayı bir iş arkadaşınıza “bu gerçek mi?” diye iletirken bağlantıyı tıklanabilir hâlde bırakmayın. Ekran görüntüsü göndermek daha güvenlidir.

Bağlantıya tıkladıysanız ne yapmalısınız?

Sahte sayfaya şifre girdiyseniz hemen şifreyi değiştirin ve IT sorumlunuza haber verin. Şifreyi başka bir cihazdan değiştirin. Aynı şifreyi başka hesaplarda kullanıyorsanız onları da değiştirin. Bir dosya indirdiyseniz ya da açtıysanız cihazı internetten ayırın ve kapatmadan kontrol ettirin.

Sırasıyla:

1. Şifreyi değiştirin. Sahte sayfaya girdiğiniz şifre artık başkasının elinde olabilir.
2. İki adımlı doğrulamayı açın. CISA’ya göre şifre çalınsa bile saldırgan ikinci adımı geçemez. Kapalıysa şimdi açın.
3. Haber verin. IT sorumlunuz hesabınızdaki açık oturumları kapatır ve hesapta ne yapıldığına bakar. Bizimle çalışıyorsanız bize yazın; şifreyi sıfırlar, şüpheli oturumları kapatır, ne olduğunu inceleriz.
4. Ödeme yaptıysanız bankanızı arayın. Sahte bir IBAN’a para gönderdiyseniz bunu aynı gün bankanıza bildirin.
5. Olayı bildirin. Siber olayları ulusal düzeyde USOM’a bildirebilirsiniz.

Tıkladığınızı söylemekten çekinmeyin. Erken haber, ele geçirilen bir hesabın başka çalışanlara sahte e-posta göndermesini önler.

Sahte e-postaları firmada nasıl azaltırsınız?

Üç önlem birlikte çalışır: gelen e-postayı tarayan bir filtre, çalışanlara sahte e-postayı tanıtan kısa eğitimler ve hesaplarda iki adımlı doğrulama. Filtre bazı e-postaları kaçırır. Eğitim almış bir çalışan kaçanları fark eder. İki adımlı doğrulama da şifre çalındığında hesabı korur.

Bunlara yazılı bir kural ekleyin: ödeme bilgisindeki her değişiklik, kayıtlarınızdaki telefon numarası aranarak doğrulanır. E-postada yazan numara bu iş için kullanılmaz. Kural yazılı olunca çalışan, acele ettiren bir e-postaya “önce arayıp soracağım” demekte zorlanmaz. Yöneticiden geliyormuş gibi görünen ödeme talepleri için de aynı kural geçerlidir.

Alan adınıza SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını eklemek, sizin adınıza sahte e-posta gönderilmesini de zorlaştırır. Bu kayıtları gönderdiğiniz maillerin neden spama düştüğünü anlattığımız yazıda açıkladık.

Filtreyi, iki adımlı doğrulamayı ve alan adı kayıtlarını e-posta güvenliği kapsamında kuruyoruz. Çalışanlarınız için güvenlik farkındalık eğitimi veriyoruz. Bu önlemlerin tümünü ve hangisinden başlamanız gerektiğini siber saldırılara karşı koruma sayfasında topladık.