Kurumsal e-posta nasıl alınır? Alan adından ilk girişe
Firma adınızla e-posta için alan adı, e-posta hizmeti ve DNS kayıtları gerekir. Microsoft 365 ile kurulum adımları ve ilk günden yapılacak ayarlar.
Kurumsal e-posta için üç şey gerekir: firmanıza ait bir alan adı, bir e-posta hizmeti ve alan adına eklenen DNS kayıtları. Alan adı, e-posta adresinizin “@” işaretinden sonraki kısmıdır (ornekfirma.com.tr gibi). E-posta hizmeti kutuları barındırır. DNS kayıtları ise gelen e-postanın hangi hizmete gideceğini söyler. Aşağıdaki adımlar Microsoft 365 içindir.
Kurumsal e-posta için neye ihtiyacınız var?
Bir alan adına, bir e-posta hizmetine ve alan adının DNS paneline erişime ihtiyacınız var. Alan adınız varsa yenisini almanız gerekmez. Web sitenizin adresi büyük ihtimalle aynı alan adıdır. Eksik olan çoğu zaman DNS paneline giriş bilgisidir; kurulumdan önce bu bilgiyi bulun.
Hazırlık listesi:
- Alan adı: Kayıtlı olduğu firmayı ve hesabın kimde olduğunu öğrenin. Hesap ayrılmış bir çalışanın kişisel e-postasına bağlıysa önce bunu düzeltin.
- DNS paneli: Alan adının DNS kayıtları çoğu zaman alan adını aldığınız firmada, bazen web sitenizi barındıran firmada yönetilir.
- Kullanıcı listesi: Kimin hangi adresi kullanacağını yazın. “info@” ya da “muhasebe@” gibi ortak adresleri ayrıca listeleyin.
Microsoft 365’te alan adı nasıl eklenir?
Alan adını Microsoft 365 yönetim merkezinden eklersiniz. Microsoft, alan adının size ait olduğunu doğrulamanızı ister. Bunun için DNS’e bir TXT ya da MX kaydı eklersiniz ya da web sitenize bir dosya yüklersiniz. Alan adınız Domain Connect destekleyen bir firmadaysa kayıtlar sizin onayınızla kendiliğinden eklenebilir.
Adımlar şöyle:
- Alan adını ekleyin. Yönetim merkezinde “Ayarlar” altındaki “Etki alanları” sayfasından alan adınızı yazın. Bu işlem için hesabınızda alan adı yönetici rolü olmalı.
- Sahipliği doğrulayın. Microsoft’un verdiği TXT kaydını DNS paneline ekleyin. Microsoft’un belgesine göre doğrulama çoğu zaman 10 dakika içinde biter, bazı firmalarda 48 saate kadar sürebilir.
- Kullanıcıları ve kutuları açın. MX kaydını değiştirmeden önce kullanıcıları ekleyin. Microsoft bu sırayı öneriyor; böylece e-posta akışı kesilmez.
- DNS kayıtlarını ekleyin. “DNS kayıtlarını ekle” adımında hangi hizmetleri kullanacağınızı seçin. Microsoft size eklemeniz gereken kayıtları listeler.
Hangi DNS kayıtları eklenir?
E-posta için temel kayıtlar MX, SPF, DKIM ve DMARC’tır. MX kaydı gelen e-postayı Microsoft 365’e yönlendirir. SPF, DKIM ve DMARC ise giden e-postanın gerçekten sizden geldiğini kanıtlar. Bu üçü eksikse gönderdiğiniz e-postalar karşı tarafta spama düşebilir. Microsoft, özel alan adlarında üçünün birlikte kurulmasını öneriyor.
Kısaca her biri:
| Kayıt | Ne işe yarar |
|---|---|
| MX | Gelen e-postanın hangi hizmete gideceğini söyler |
| SPF (TXT) | Sizin adınıza hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini listeler |
| DKIM (CNAME) | Giden e-postaya doğrulanabilir bir imza ekler |
| DMARC (TXT) | Doğrulamadan geçemeyen e-postaya ne yapılacağını söyler |
Microsoft’un belgesine göre özel alan adından giden e-postalar şu an kendiliğinden DKIM ile imzalanmıyor; imzalamayı siz açmalısınız. Bu kayıtların ayrıntısını gönderdiğiniz maillerin neden spama düştüğünü anlattığımız yazıda yazdık.
Eski e-posta hizmetinden geçerken nelere dikkat edilir?
Geçişte en önemli konu sıradır: önce yeni kutular açılır, sonra eski e-postalar taşınır, en son MX kaydı değiştirilir. MX kaydı değiştiği andan itibaren yeni gelen e-postalar Microsoft 365’e düşer. Eski hizmeti, taşıma bitip herkes yeni kutusuna girene kadar kapatmayın.
Dikkat edilecek diğer noktalar:
- Telefonlar ve Outlook: Her çalışanın telefonundaki ve bilgisayarındaki e-posta hesabı yeniden kurulur. Bunu bir gün içinde, sırayla yapın.
- Yazıcı ve programlar: Tarayıcıdan e-postaya belge gönderen yazıcılar ya da fatura gönderen muhasebe programları eski sunucu ayarlarını kullanıyor olabilir. Bunları listeye ekleyin.
- Ortak adresler: “info@” gibi adresler için kişisel kutu yerine ortak bir kutu açın. Böylece çalışan değişse de adres kaybolmaz.
İlk günden hangi ayarlar yapılmalı?
İlk gün yapılacak en önemli ayar, her hesapta iki adımlı doğrulamanın açık olmasıdır. Microsoft 365’in güvenlik varsayılanları bu doğrulamayı tüm paketlerde açar; kurulumda kapatılmadığından emin olun. Ardından DKIM imzalamayı açın ve DMARC kaydını p=none ile ekleyin. Yönetici hesabını günlük kullanılan hesaptan ayırın.
Kısa liste:
- İki adımlı doğrulama her kullanıcıda açık
- Yönetici yetkisi yalnız gereken kişilerde
- DKIM imzalama açık, DMARC kaydı eklenmiş
- Ayrılan çalışanın hesabını kapatma adımları yazılı
Kurulumu kim yapmalı?
Alan adı ve DNS paneli sizdeyse kurulumu kendiniz yapabilirsiniz; Microsoft’un yönetim merkezi adımları sırayla gösterir. Eski hizmetten e-posta taşınacaksa, çalışan sayısı fazlaysa ya da DNS kayıtlarına daha önce dokunmadıysanız destek almak işi kısaltır. Yanlış bir MX kaydı, e-postaların bir süre hiç gelmemesine yol açabilir.
Hangi Microsoft 365 paketinin size uyduğunu Business Basic, Standard ve Premium farkını anlattığımız yazıda karşılaştırdık. Alan adı, kutular, taşıma ve güvenlik ayarlarını Microsoft 365 kurulumunda birlikte yapıyoruz. SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını e-posta güvenliği kapsamında kuruyoruz. Şirketinizin diğer IT ihtiyaçlarını şirket IT altyapısı sayfasında topladık.
Sık sorulan sorular
Alan adımız başka bir firmada kayıtlı. Taşımamız gerekir mi?
Hayır. Alan adı kayıtlı olduğu firmada kalabilir. Microsoft 365 için gereken kayıtları, alan adının DNS kayıtlarını yönettiğiniz panele eklemeniz yeter. Bu panele girebilecek bir hesabınız olmalı.
E-posta hizmetini değiştirince web sitemiz kapanır mı?
Kapanmaz. Microsoft'un belgesine göre kurulumdan sonra MX kaydı Microsoft 365'i gösterir, web siteniz ise eskisi gibi çalışmaya devam eder. Yalnız e-postayla ilgili kayıtlar değişir.
Eski e-postalarımız ne olacak?
Eski hizmetteki e-postalar kendiliğinden taşınmaz. MX kaydını değiştirmeden önce eski kutulardaki e-postaların yeni kutulara nasıl aktarılacağını planlayın. Taşıma bitmeden eski hizmeti kapatmayın.
Kurumsal e-posta ne kadar tutar?
Fiyat, seçtiğiniz pakete ve kullanıcı sayısına göre değişir. Microsoft 365 paketlerinin güncel fiyatları Microsoft'un Türkiye sitesindeki karşılaştırma sayfasında yazıyor.